Pojawienie się pamięci w chmurze całkowicie słusznie wyeliminowało stres związany z obsługą zaśmieconej pracy papierkowej. Dzięki temu pracodawcy mogą zaoszczędzić czas i jednocześnie usprawnić przepływ pracy. Jeśli więc chcesz ograniczyć zużycie dokumentów papierowych i poprawić wydajność, jesteś we właściwym miejscu. W tym artykule przedstawiono sześć najlepszych programów do zarządzania dokumentami do wyboru.
Oprogramowanie do zarządzania dokumentami, znane także jako Systemy zarządzania dokumentami (DMS) to programy komputerowe specjalnie zaprojektowane do śledzenia, usprawniania i zarządzania dokumentami i przepływem pracy, których głównymi celami są zmniejszenie obciążenia i przyspieszenie przepływu pracy.
Śledź ten post, aby uzyskać kompleksowy widok na niektóre z najlepszych dostępnych narzędzi do zarządzania dokumentami.
Jakie jest najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami na PC?
1
eFileCabinet
eFileCabinet jest prawdopodobnie wiodącym obecnie oprogramowaniem do zarządzania dokumentami. Został zbudowany w celu ułatwienia przechowywania, pobierania i udostępniania plików biurowych. Funkcja oprogramowania wykracza jednak poza zarządzanie dokumentami, ponieważ jest również wyposażona w narzędzia do księgowości i zarządzania zasobami ludzkimi.
eFileCabinet obsługuje dwa warianty wsparcia: wersję stacjonarną (kompatybilną z Windows 10) i wersję mobilną, specjalnie zaprojektowaną dla urządzeń mobilnych.
To oprogramowanie do zarządzania dokumentami obsługuje funkcję znaną jako „widok w chmurze”, która umożliwia użytkownikom tworzenie kopii zapasowych plików w chmurze bezpośrednio za pośrednictwem platformy oprogramowania. Dzięki temu użytkownicy mogą łatwo przeglądać i wyodrębniać pliki za pomocą dowolnego urządzenia, pod warunkiem, że takie urządzenie jest podłączone do Internetu.
Ponadto eFileCabinet spełnia wszystkie niezbędne wymagania branżowe, w tym SEC, HIPAA, FINRA i inne standardowe wymagania.
Ponadto oprogramowanie doskonale współpracuje z SecureDrawer, unikalną funkcją udostępniania, która służy jako kompleksowa platforma udostępniania plików między tobą a twoimi klientami. Jest w stanie bezproblemowo zintegrować się z różnorodnym oprogramowaniem innych firm, takim jak MS Outlook, bezpieczne podpisy elektroniczne, skanery, drukarki i inne.
Lastl ,. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami eFileCabinet oferuje zarówno usługi online, jak i lokalne. Oprogramowanie oferuje nowym użytkownikom dwutygodniowy bezpłatny okres próbny, po którym mogą zapisać się na płatny abonament w cenie 15 USD.
Pobierz eFileCabinet
- 2)
OpenKM
OpenKM jest bez wątpienia jednym z najpopularniejszych programów do zarządzania dokumentami na rynku. Jest to bardzo wszechstronne oprogramowanie do zarządzania klasy korporacyjnej, które zostało stworzone do wykonywania zadań biurowych, od zarządzania dokumentami przez automatyzację przepływu pracy po funkcje administracyjne.Narzędzie jest specjalnie zaprojektowane dla komputerów z systemem Windows. Można jednak uzyskać do niego dostęp za pośrednictwem wielu innych stacjonarnych systemów operacyjnych, takich jak Linux.
Zasadniczo oprogramowanie do zarządzania dokumentami obsługuje dynamiczny zestaw modułów, które uruchamiają wszystkie operacje zarządzania oprogramowaniem. Niektóre z tych modułów obejmują: fakturowanie elektroniczne, podpis elektroniczny, kryptografię (do szyfrowania plików) deszyfrowanie), kod kreskowy, archiwizator poczty i inne.
Elastyczna konstrukcja oprogramowania umożliwia jego płynną integrację z odpowiednimi narzędziami biurowymi, takimi jak AutoCAD, WordPress, Dysk Google, Microsoft Office i inne. Posiada również wtykowy system uwierzytelniania, który można podłączyć do zewnętrznych baz danych lub serwerów, takich jak SQL, Oracle, MySQL i kilka innych.
W związku z powyższym użytkownicy mają możliwość usprawnienia całego przepływu pracy w celu poprawy wydajności. W związku z tym to oprogramowanie do zarządzania dokumentami jest postrzegane przez wielu bardziej jako oprogramowanie do zarządzania projektami niż zwykły menedżer dokumentów.
OpenKM oferuje dwa podstawowe plany nowym użytkownikom: Społeczność OpenKM i OpenKM Professional. Pierwszy z nich jest dostępny za darmo (z ograniczonymi funkcjami), a drugi, z bardziej zaawansowanymi funkcjami, jest płatnym planem i jest oferowany w ramach oferty (wycena niestandardowa).
Aby uzyskać więcej informacji o systemie i wymaganiach dotyczących pobierania, zaloguj się na stronie pobierania OpenKM.
Pobierz OpenKM
- 3)
Templafy
Templafy jest prawdopodobnie jednym z najlepszych programów do zarządzania dokumentami na rynku. Jest to wszechstronne narzędzie, którego zadaniem jest efektywne przechowywanie, wyszukiwanie i udostępnianie dokumentów biurowych. Jest to platforma oparta na chmurze, która obsługuje wszystkie formy systemów komputerowych i urządzeń mobilnych.Dla wygody dostępne są także wersje dla komputerów stacjonarnych (Windows włącznie) i smartfonów (aplikacje mobilne).
Zasadniczo Templafy ułatwia przechowywanie plików i współpracę zespołu, eliminując konwencjonalny, niepowiązany proces pracy na różnych platformach.
Oprogramowanie do zarządzania dokumentami usprawnia wszystkie niezbędne narzędzia w miejscu pracy, a zwłaszcza narzędzia do generowania dokumentów, takie jak MS Office, na jednej platformie, zapewniając w ten sposób jednolity przepływ pracy.
Co więcej, Templafy obsługuje dość łatwy w obsłudze interfejs, co czyni go idealnym w mało wydajnym środowisku pracy, ponieważ każdy członek zespołu może przekazywać opinie, udostępniać pliki i tworzyć dokumenty z niewyobrażalną łatwością.
Wszystkie są przesyłane za pośrednictwem pojedynczego kanału i jest monitorowane przez administratora (pracodawcę), aby zapewnić spełnienie wszystkich wymagań i standardów jakości.
Wreszcie, podobnie jak najbardziej trwałe narzędzia, Templafy nie jest tani. W rzeczywistości jest dogodnie jednym z najdroższych programów do zarządzania dokumentami na rynku. Jest on dostępny ze stałą stawką subskrypcji 355 USD miesięcznie. Jest jednak bezpłatny okres próbny przed pełną subskrypcją. Odwiedź ich oficjalną stronę internetową, aby uzyskać więcej informacji.
Pobierz Templafy
- 4
SutiDMS
SutiDMS, produkt SutiSoft, jest jednym z najbardziej kompleksowych programów do zarządzania dokumentami na rynku. Jest wyposażony w szereg narzędzi do zarządzania i organizacji dokumentów, udostępniania plików, prowadzenia rejestrów i usprawnienia współpracy zespołu.Jest to internetowe, internetowe oprogramowanie, które jest obsługiwane na wszystkich komputerach i urządzeniach mobilnych.
Ponadto SutiDMS zawiera zestaw narzędzi wielofunkcyjnych, w tym modyfikowalny pulpit nawigacyjny, bibliotekę dokumentów, przechwytywanie dokumentów OCR, wiele integracji (z MS Outlook, Gmail i Yahoo Mail), scalanie plików, archiwizowanie i przechowywanie dokumentów, podpis elektroniczny i fora pośród innych.
Oprogramowanie zasadniczo służy jako najlepsze miejsce do przechowywania, w którym możesz przechowywać wszystkie swoje dokumenty, a jego funkcjonalność internetowa zapewnia dostęp do dokumentów i ich odzyskiwanie w dowolnym momencie.
Niemniej jednak to oprogramowanie do zarządzania dokumentami oferuje ceny dla przedsiębiorstw, które są dostępne w ofercie.
Istnieją dwa niższe plany: Abonament premium i Profesjonalny plan. Abonament Professional przeznaczony jest dla maksymalnie 10 użytkowników i jest dostępny w wysokości 18 USD za użytkownika (miesięcznie). Z drugiej strony plan Premium jest przeznaczony dla organizacji średniej wielkości zatrudniającej mniej niż 500 pracowników i jest dostępny w wysokości 20 USD za użytkownika (miesięcznie).
Pobierz SutiDMS
- 5
FileHold
FileHold to w pełni zintegrowane rozwiązanie do zarządzania dokumentami, które zawiera różne zestawy funkcji, aby zapewnić użytkownikom scentralizowane przechowywanie i uproszczony proces pracy. Oprogramowanie jest jednym z niewielu programów do zarządzania dokumentami, które są specjalnie przeznaczone dla systemu Windows 10 PC i innych wersji systemu Windows (7/8 / 8.1). Niemniej jednak można go również uzyskać za pośrednictwem przeglądarek internetowych na komputerach z systemem Linux i Mac.Funkcje oprogramowania są podzielone na „standardowe”, „opcjonalne”, „niestandardowe” i „skanowanie dokumentów Obrazowanie ”. Niektóre z tych funkcji obejmują przechwytywanie metadanych (oznaczanie dokumentów), kalendarz, formularze elektroniczne, podpis elektroniczny, OCR (po stronie serwera), automatyczne wypełnianie, przechwytywanie SmartSoft i inne.
FileHold umożliwia także integrację z zestawem oprogramowania innych firm, takim jak MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint i inne. Wszystko to ułatwia przechowywanie, pobieranie i udostępnianie plików, a także koordynację przepływu pracy.
Wreszcie FileHold oferuje dwa podstawowe plany cenowe; FileHold Express i FileHold Enterprise. Plan Express jest przeznaczony dla małych firm zatrudniających mniej niż 20 pracowników, podczas gdy plan Enterprise jest idealny dla większych organizacji lub zespołów z więcej niż 20 członkami.
Stawki subskrypcji obu planów są jednak dostępne tylko w formie wyceny. Możesz wysłać wiadomość e-mail do zespołu sprzedaży FileHold, aby uzyskać wycenę dla swojej firmy.
Pobierz FileHold
- 6
Pliki M.
Pliki M. jest jednym z najlepszych dostępnych obecnie programów do zarządzania dokumentami. Ma to największe znaczenie dla funkcji „analizy duplikacji”, która ma na celu ochronę użytkowników przed powielaniem dokumentów. To oparty na chmurze system DMS; dlatego jest obsługiwany zarówno na komputerach stacjonarnych, jak i platformach mobilnych.Istnieją również wyznaczone wersje dla komputerów stacjonarnych (dla Windows 10 / 8.1 / 8/7), a także aplikacje mobilne dla wybranych urządzeń mobilnych.
Poza tym to oprogramowanie do zarządzania dokumentami dla systemu Windows 10 obsługuje zorganizowaną pamięć masową, w której dokumenty są odpowiednio organizowane i zapisywane. Analizuje wyszukiwanie dokumentów poprzez korelowanie nazw plików z innymi powiązanymi wskaźnikami, takimi jak daty i projekty. Jako takie, oprogramowanie jest w stanie łatwo wyeliminować duplikaty.
Również ujednolicona platforma ułatwia efektywność pracy, usprawniając przypisywanie zadań (od pracodawcy do pracowników) oraz wykonywanie i dostarczanie zadań (od pracowników do pracodawcy). Efektem końcowym jest poprawa wydajności.
Ponadto M-Files to elastyczny DMS, który można łatwo zintegrować z narzędziami takimi jak MS Office i szeregiem narzędzi CRM, takich jak Salesforce. Dzięki temu jest idealny dla praktycznie wszystkich rodzajów firm. Dostępne są również trzy podstawowe opcje wdrażania, w tym lokalne, oparte na chmurze i hybrydowe (łącznie).
M-Files oferuje nowym użytkownikom bezpłatny miesięczny okres próbny, po którym mogą z łatwością przejść na plan przedsiębiorstwa oferowany przez ofertę.
Pobierz pliki M.
Wniosek
Obecnie na całym świecie zmniejsza się wykorzystanie dokumentów papierowych, a wiele organizacji, szkół i instytucji rządowych woli wygodę przechowywania bez dokumentów papierowych niż uciążliwość plików i folderów papierowych.
W związku z tym istnieje ciągłe zapotrzebowanie na standardowe i trwałe oprogramowanie do zarządzania dokumentami. W związku z tym zapotrzebowaniem stworzyliśmy najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami na rynku, aby ułatwić podejmowanie decyzji dotyczących tego, który system DMS zastosować dla Twojej firmy.
- 6
- 5
- 4
- 3)
