Recepcja to twarz i głos każdej organizacji. Zautomatyzowane oprogramowanie recepcjonistki upraszcza cały proces zarządzania gośćmi. Bez względu na to, czy jest to klient, kandydat czy klient, recepcjonistka jest pierwszym punktem kontaktu z organizacją. To jest cały powód, dla którego są one równie ważne dla firmy takiej jak HR lub dział marketingu.
Dlatego recepcjonista jest w głównej mierze odpowiedzialny za przyjemne doświadczenie od momentu, gdy klient dzwoni lub wchodzi do organizacji. Ale zarządzanie komunikacją twarzą w twarz, online i podczas połączeń może być stresujące.
Różne obowiązki biurowe, takie jak dzwonienie do klientów, fakturowanie, planowanie spotkań itp. Mogą zwiększyć ich i tak już trudną pracę. Wtedy przychodzi na ratunek zautomatyzowane oprogramowanie recepcjonistki.
Oto krótka lista niektórych z wiodących systemów do zarządzania front office w celu zwiększenia wydajności w 2019 roku.
Jakie są najlepsze narzędzia automatycznej recepcji na PC?
1
Vonage Business Solutions
Rozwiązania biznesowe Vonage, dostępne jako aplikacje i pliki do pobrania, pomagają poprawić komunikację biznesową. To oparte na chmurze zautomatyzowane oprogramowanie recepcjonistyczne bez problemu łączy się z przeglądarkami internetowymi, smartfonami i produktami biznesowymi.
Systemy telefonii biznesowej Vonage są idealne dla średnich firm, które dostrajają swój system telefonii VoIP do urządzeń działających w Internecie.
Pomaga także przedsiębiorstwom łączyć się przez telefon, SMS-y lub wideokonferencje, oszczędzając recepcjonistom dużo czasu.
Jedną z jego głównych funkcji jest ogłaszanie połączeń, nie przeszkadzać lub sprawdzanie możliwości podłączenia różnych urządzeń na jednym numerze wewnętrznym. Menedżerowie kont mogą zarządzać połączeniami za pośrednictwem portalu administracyjnego i oceniać nagrania rozmów, zmieniać widoczność pulpitu nawigacyjnego i nie tylko.
Mogą również zobaczyć szczegóły fakturowania i naprawić ograniczenia dial-up w portalu. Oprócz rozwiązań komputerowych użytkownicy mogą również pobrać aplikację mobilną, aby uzyskać łatwy dostęp. Można go również zsynchronizować z Google, Outlook lub CRM.
Cena: od 19,99 USD.
- 2)
GoCanvas
Wprowadzanie danych i zarządzanie kontaktami są jednym z kluczowych aspektów personelu recepcji. GoCanvas to jedno z najlepszych programów do zarządzania front office, które pomaga użytkownikom zakończyć pracę w kilka minut.
Zawiera zaawansowane funkcje dla organizacji, pomagając użytkownikom tworzyć i wypełniać nieograniczoną liczbę formularzy. Jako bonus — użytkownicy mogą również zapisywać nieograniczoną ilość danych.
Oferuje narzędzie do przeciągania i upuszczania, które umożliwia użytkownikom tworzenie własnych aplikacji mobilnych bez żadnego kodowania ani programowania. Umożliwia także przechwytywanie obrazów w celu sprawdzenia narzędzi lub monitorowania nosorożców za pomocą jednego kliknięcia.
Ponadto może pomóc potwierdzić zamówienie sprzedaży, po prostu otrzymując podpis na smartfonie.
Płótno pomaga również w obliczeniach, aby poprawnie oszacować cenę zamówienia. Co więcej? Informuje użytkowników o lokalizacji sprzętu lub członka zespołu dzięki śledzeniu GPS.
Skanowanie kodów kreskowych za pomocą jednego kliknięcia, bezproblemowa asymilacja płatności mobilnych i przesyłanie bazy danych klientów w innych aplikacjach to tylko niektóre z innych ważnych funkcji.
Cena: dostępna bezpłatna wersja próbna; wersja dla przedsiębiorstw zaczyna się od 45 USD.
4
Jive Voice
Jive Voice to kolejna oparta na chmurze zintegrowana funkcja automatycznego nagrywania
To oprogramowanie dla recepcjonistów jest odpowiednie dla różnych firm różnej wielkości. Od skrzynek poczty głosowej po oprogramowanie wirtualnej recepcji — oferuje szereg hostowanych pakietów VoIP. Ten system automatycznego asystenta zarządza systemem telefonicznym i aktualizuje go w czasie rzeczywistym. Może to zrobić z urządzenia obsługiwanego przez Internet, korzystając ze strony internetowej Jive.Edytor wizualnego planu wybierania numerów przez aplikację pomaga w niesamowitej konfiguracji systemu telefonicznego. Pomaga tworzyć harmonogramy z wyprzedzeniem przy użyciu niestandardowego planu wybierania numerów, który jest automatycznie włączany po wyjściu użytkownika. Użytkownicy mogą również dodawać niestandardowe pozdrowienia, pomagając im jednocześnie dodawać harmonogram na cały dzień.
Jedną z jego głównych funkcji jest Find Me / Follow Me, która pozwala użytkownikom przekierowywać połączenia przychodzące na kilka telefonów w określonym układzie. Pomaga to indywidualnym użytkownikom w tworzeniu wyłącznego przepływu połączeń podczas przełączania się na ich rozszerzenie.
Cena: zaczyna się od 19,95 USD.
- 5
Hootsuite
Zarządzanie recepcją to nie tylko uczestnictwo w rozmowach telefonicznych lub zarządzanie gośćmi. Ale chodzi również o znalezienie i stworzenie bazy klientów, a jednym z najlepszych sposobów na zrobienie tego dzisiaj jest korzystanie z mediów społecznościowych.
Hootsuite jest bez wątpienia jednym z wiodących programów, które pomagają użytkownikom zarządzać mediami społecznościowymi w jednym miejscu. W ten sposób podwaja się jako konkurencyjne oprogramowanie do zarządzania front office, które pomaga recepcjonistkom zdobyć media społecznościowe.
Oprogramowanie zostało zaprojektowane w celu oszczędzania czasu, pomagając użytkownikom zaplanować swoje posty społecznościowe. Pomaga im pozostać aktywnym na platformach społecznościowych przez cały czas, automatycznie planując kilka postów na wszystkich kontach społecznościowych jednocześnie.
Dzięki temu użytkownicy są na bieżąco z wstępnie autoryzowanymi treściami, które zespół może publikować. Dane są zapisywane w preferowanym pliku chmury użytkownika.
Co więcej? Pozwala także użytkownikom oszacować efekt promocji w mediach społecznościowych za pomocą szczegółowych raportów. Ponadto użytkownicy mogą wyszukiwać i filtrować czaty w mediach społecznościowych za pomocą hashtagów, słów kluczowych, a także lokalizacji.
Użytkownicy mogą znajdować rozmowy w kilku językach. Pomaga im to uzyskać wgląd w to, co inni mówią o swojej marce itp.
Cena: dostępny 30-dniowy bezpłatny okres próbny; następnie wyceniony na 5,99 USD / miesiąc.
Wbrew powszechnemu przekonaniu recepcjonista w recepcji ma wiele rzeczy do zarządzania. Od zarządzania gośćmi, uczestniczenia w rozmowach z klientami, planowania spotkań, lunchów lub podróży, po zarządzanie bazą danych klientów — jest wiele do zrobienia.
Są to jedne z najlepiej zautomatyzowanych programów recepcyjnych, które pomagają zaoszczędzić czas i uprościć sprawę. Zacznij więc wdrażać je w swojej firmie, aby zwiększyć produktywność.
- 5
