Spotkania są częścią kultury pracy i czy ci się to podoba, czy nie, gdy szef dzwoni, nie chcesz widzieć powiadomienia „Nieodebrane połączenie”. Wszystkie spotkania mają jakiś plan do omówienia, a także świetny sposób, aby upewnić się, że ty i twój zespół jesteś na tej samej stronie.
Chociaż zgadzamy się, że spotkania są ważne dla firm, faktem może być również nudne i strata czasu, jeśli nie zostanie odpowiednio zaplanowane.
Jednym ze skutecznych sposobów przeprowadzenia spotkania jest upewnienie się, że gospodarz jest dobrze przygotowany z harmonogramem spotkania. Jednak stworzenie skutecznego planu spotkania wymaga od gospodarza organizacji, komunikacji i współpracy z innymi członkami zespołu.
W ten sposób możesz upewnić się, że rozmowy są ograniczone do porządku obrad i wszyscy znają swoją rolę w sali konferencyjnej.
Oprogramowanie do automatyzacji planów może ułatwić ci to zadanie. Narzędzia te są przeznaczone do spotkań, aby pomóc ci prowadzić produktywne spotkania bez marnowania cennego czasu na powtarzanie tego samego tematu raz po raz.
W tym artykule przetestowaliśmy i wymieniliśmy najlepsze oprogramowanie do automatyzacji programu, które może pomóc Ci zaplanować, zorganizować i przeprowadzić produktywne spotkanie w krótszym czasie, aby osiągnąć zamierzone wyniki.
Narzędzia do automatyzacji programu dla systemu Windows 10
1
Wydajny kalendarz (zalecane)
- Cena £ — Bezpłatny 30-dniowy okres próbny / 27,96 USD
Efficient Calendar to harmonogram zadań, terminarz i przypomnienie, który jest dostępny zarówno dla systemu Windows, jak i smartfonów. Jest to aplikacja wieloplatformowa, co oznacza, że możesz uzyskać dostęp do zadania utworzonego na komputerze w smartfonie i odwrotnie.
Wydarzenia w kalendarzu można łatwo tworzyć. Zawiera również zadania i moduły zdarzeń, które pomagają efektywnie zarządzać czasem. Wiele widoków kalendarza pozwala lepiej organizować i śledzić wydarzenia według widoku dni, tygodnia, miesiąca i roku. Przypomnienie o zadaniu można skonfigurować i zaplanować tak, aby przypominało o dokładnej godzinie i dniu.
Aplikację mobilną można pobrać bezpłatnie i umożliwia ona planowanie i zarządzanie wydarzeniami z dowolnego miejsca. Synchronizacja działa w czasie rzeczywistym, synchronizując wszystko, gdziekolwiek jest to potrzebne.
Efektywny kalendarz korzysta z zasady First Thing First, która umożliwia ustalanie priorytetów dla zadań i wydarzeń na podstawie ich ważności. Wbudowanego edytora dokumentów można używać do pisania komentarzy do zdarzeń i zadań.
W przypadku przypadkowego usunięcia któregoś ze zdarzeń, Efficient Calendar przechowuje je w Koszu, które można przywrócić jednym kliknięciem. Aby udostępnić kalendarz innym członkom zespołu, oprogramowanie ma rozwiązanie serwerowe, ale wymaga dostępu do planu Efficient Calendar Network.
Efficient Calendar to proste, ale solidne narzędzie kalendarza, które najlepiej nadaje się do zarządzania kalendarzem i zadaniami.
- Pobierz teraz Skuteczna darmowa wersja kalendarza
— POWIĄZANE: 5 najlepszych aplikacji kalendarza dla użytkowników systemu Windows 10
2)
OrgScheduler
- Cena £ — Bezpłatny okres próbny / 29,95 USD
OrgScheduler to uniwersalne oprogramowanie do planowania zadań i spotkań dla osób fizycznych, biur, wydarzeń biznesowych z elastycznymi funkcjami. Jest to oprogramowanie premium, ale możesz skorzystać z bezpłatnej wersji próbnej, aby przetestować oprogramowanie.
Interfejs użytkownika programu OrgScheduler przypomina interfejs użytkownika programu Microsoft Outlook, co nadaje mu znajomy wygląd.
Możesz importować zdarzenia i przypomnienia z Outlooka i eksportować je do formatów Outlook, Text, HTML, XML i Excel. W przeciwieństwie do wydajnego kalendarza, OrgScheduler pozwala na wymianę danych z innymi aplikacjami, w tym Apple iCal, Microsoft Exchange Server i aplikacjami na Androida itp.
Inne funkcje w aplikacji obejmują ponad 149 kolorowania wydarzeń w celu ustalenia priorytetów zdarzeń na podstawie ważności, przypomnienia o czasie rozpoczęcia i zakończenia wydarzenia, wielu tematach i narzędziu powtarzania zdarzeń.
OrgScheduler umożliwia wysyłanie spotkań, przypomnień i zaproszeń przez e-mail i SMS do współpracowników i znajomych. Możesz chronić dane zaszyfrowanym hasłem i drukować raporty za pomocą Print Designer z eleganckimi wzorami.
- Pobierz teraz OrgScheduler
— POWIĄZANE: 5 najlepszych programów przypominających, aby nigdy niczego nie zapomnieć
3)
MeetingBooster
- Cena £ — Bezpłatny okres próbny / niestandardowe ceny
MeetingBooster to oprogramowanie do zarządzania spotkaniami używane przez firmy średniej wielkości do obsługi harmonogramów, edycji harmonogramu, śledzenia czasu i usprawnienia procedur spotkań.
MeetingBooster oferuje bezpłatny okres próbny; jednak na oficjalnej stronie internetowej nie ma jednoznacznych cen. Zainteresowani użytkownicy mogą rozpocząć od bezpłatnego okresu próbnego lub zarezerwować seminarium internetowe, aby uzyskać szczegółowe informacje o cenach.
Jest to oparty na chmurze system zarządzania spotkaniami, który upraszcza zadania przed spotkaniem, podczas spotkania i po spotkaniu.
Do przygotowywania spotkań oferuje funkcje planowania, integrację z Outlookiem i Kalendarzem Google, profesjonalny edytor agendy do wprowadzania zmian w ostatniej chwili, a także możliwość przypisywania zadań przygotowawczych członkom zespołu.
Oprogramowanie może być używane w sali konferencyjnej lub zdalnie do wirtualnego spotkania. Możesz szybko robić notatki, alokować elementy akcji, które obejmują integrację listy zadań programu Outlook, tagi projektu, pulpit stanu zadań i przypomnienia o automatycznych elementach akcji.
MeetingBooster to rozwiązanie dla przedsiębiorstw zaprojektowane w celu usprawnienia procedur spotkań i zwiększenia odpowiedzialności personelu bez konieczności konsekwentnego monitorowania.
Uzyskaj MeetingBooster
— POWIĄZANE: TeamViewer uruchamia Blizz, nowe narzędzie do spotkań i współpracy
4
nZadaj
- Cena £ — Bezpłatnie / Pro 3,99 USD na użytkownika miesięcznie
Jeśli korzystałeś z Trello i Asany do zarządzania zadaniami, wypróbuj nTask. Jest to bezpłatne oprogramowanie do zarządzania zadaniami i spotkaniami w chmurze, które pozwala tworzyć listy kontrolne, a także współpracować z zespołami projektowymi, udostępniać pliki i nie tylko.
Bezpłatny plan oferuje pięć obszarów roboczych, dostęp do maksymalnie 10 członków na obszar roboczy, do 5 MB załącznika pliku, 200 MB przestrzeni dyskowej, nieograniczone zadania i spotkania, harmonogramy pracy zespołu, do 5 projektów i więcej.
Jeśli uaktualnisz do planu pro, wszystkie funkcje zostaną uaktualnione do planu nieograniczonego, a rozmiar załącznika pliku zostanie zwiększony do 200 MB.
nTask oferuje prostą tablicę zadań, która pozwala tworzyć wydarzenia z kalendarza, przypisywać zadania członkom zespołu, generować łatwe raporty, ustawiać priorytet zadań, tworzyć raz i powtarzać powtarzające się zadania oraz kod koloru w celu łatwiejszej klasyfikacji.
Możesz udostępnić listę zadań innym osobom za pomocą publicznego łącza. Poręczna lista kontrolna czynności do wykonania umożliwia wyszczególnienie elementów, które należy uzupełnić o termin.
Możesz sprawdzić status zadania, dodawać komentarze w celu uzyskania opinii, tworzyć problemy z zadaniami i przypisywać ryzyko oraz dodawać przypomnienia o zadaniach, aby ukończyć projekt przed upływem terminu.
nTask to proste, ale potężne oprogramowanie do zarządzania zadaniami i spotkaniami, a fakt, że oferuje bezpłatne konto ze wszystkimi funkcjami planu premium (choć w ograniczonym zakresie) czyni go idealnym wyborem dla małych zespołów i startupów. Zawsze możesz przejść na plan pro, gdy Twój zespół zacznie się powiększać w przyszłości.
Uzyskaj nTask
— POWIĄZANE: Wickr to szyfrowana platforma współpracy dla zespołów i przedsiębiorstw
5
Meeting.gs
- Cena £ — Bezpłatny okres próbny / 12 USD miesięcznie
Począwszy od planowania i organizowania spotkań, po zarządzanie materiałami konferencyjnymi, agendą i punktami akcji, Meeting.gs jest prawdopodobnie ulubionym użytkownikiem funkcji spotkań i integracji aplikacji innych firm.
Tablica zadań pozwala członkom zespołu zaplanować spotkanie z tobą. Osobista strona z harmonogramem może być udostępniana przez e-mail lub na stronie internetowej. Dzięki integracji kalendarza wszystkie nowe harmonogramy zadań i spotkań są synchronizowane z aplikacją kalendarza.
Będąc rozwiązaniem internetowym Meeting.gs można uzyskać z komputera, smartfonów, tabletów i innych urządzeń z nowoczesną przeglądarką internetową i łącznością z Internetem. Członkowie zespołu mogą otrzymywać powiadomienia o aktualizacjach spotkań i odpowiadać na wezwania na spotkania z dowolnego miejsca.
Meeting.gs obsługuje integrację z innymi firmami, w tym aplikacje Dokumentów Google, takie jak Kalendarz Google, Kontakty Google i Dysk Google oraz Microsoft Office 365, który obejmuje Outlook, Live People i Microsoft OneDrive.
Do komunikacji zdalnej Meeting.gs można używać z narzędziami komunikacji na żywo, takimi jak Skype do połączeń konferencyjnych, połączeń Microsoft Lync, Google Hangouts i innymi narzędziami do spotkań online z publicznymi linkami.
Wszystkie spotkania są zorganizowane i podzielone na zakładki Nadchodzące i Przeszłe. Możesz śledzić spotkania i zarządzać nimi na osi czasu, wyświetlać zadania związane ze spotkaniem, a także wyświetlać podgląd i odpowiadać na wezwania na spotkania.
Programy spotkań mogą być edytowane w celu dodawania komentarzy i przesyłania załączników przez członków. Menedżerowie mogą również wyświetlać na stronie aktualnie aktywnych użytkowników i wcześniej odwiedzonych członków profilu.
Meeting.gs jest uważane za najlepsze rozwiązanie do planowania spotkań. Jednak oferuje więcej niż tylko funkcje planowania spotkań i zarządzania zadaniami. Wypróbuj oprogramowanie, korzystając z bezpłatnej wersji próbnej, aby sprawdzić, czy może to zakończyć polowanie na oprogramowanie do spotkania.
Uzyskaj Meeting.gs
Co jest w twoim porządku obrad?
Staraliśmy się, aby lista była krótka i nie myliła cię z zbyt dużą liczbą opcji, ale upewnij się, że uwzględniamy oprogramowanie do zarządzania spotkaniami na poziomie korporacyjnym, a także oparte na ich wykorzystaniu.
Możliwe jest, że żadne z tych programów do spotkań nie zaspokoi wszystkich Twoich potrzeb, w takiej sytuacji poszukaj bezpłatnej alternatywy dla zadania, które nie jest obsługiwane przez to oprogramowanie, i wybierz tę, która sprawdzi większość pól bezpośrednio w Twoja lista rzeczy do zrobienia.
Oprogramowanie do zarządzania zadaniami i spotkaniami jest nie tylko korzystne dla właścicieli firm, ale może być również wykorzystywane przez studentów do nauki grupowej i zarządzania projektami, freelancer, który zawsze ma trudności z zarządzaniem codziennymi zadaniami, prawników, kierowników projektów, programistów i startupów, którzy nie mogą pozwolić sobie na marnowanie setek godzin każdego miesiąca na planowanie i harmonogramowanie spotkań.
Jaki problem próbujesz rozwiązać za pomocą oprogramowania do zarządzania zadaniami i spotkaniami? Daj nam znać w komentarzach poniżej.
